La dematerializzazione documentale e la firma grafometrica

La dematerializzazione documentale è ormai una realtà in molte aziende dotate di sistemi gestionali informatici con funzionalità specifiche per la gestione e l’archiviazione dei documenti elettronici.

Esiste tuttavia uno step del processo di gestione documentale che ancora oggi spesso non viene dematerializzato: la firma del documento.

In molti ambiti il documento elettronico necessita di firma per assumere efficacia probatoria: si pensi ai documenti che vengono comunemente firmati su carta e successivamente archiviati: informative privacy, anamnesi, note spese, DDT., etc.

In mancanza di una funzionalità informatica specifica o di semplice attuazione per la firma del documento elettronico, l’operatore del sistema gestionale si vede costretto alla stampa su carta del documento da sottoporre successivamente alle parti interessate per la firma.

Dopo l’atto di firma occorrerà procedere all’archiviazione del documento cartaceo secondo i termini previsti dalla legge con conseguente aumento dei costi legati alla perdita di tempo, all’affitto di locali spesso inadeguati per la conservazione dei documenti, all’acquisto di carta e stampanti.

Il conteso normativo

La recente approvazione delle regole tecniche in materia di firme elettroniche (GU Serie Generale n.117 del 21-5-2013) rappresenta un’opportunità da non perdere per riorganizzare quei processi aziendali che prevedono la raccolta massiva di firme autografe per la sottoscrizione di documenti.

La normativa definisce le caratteristiche funzionali che danno validità legale ai processi di firma elettronica di un documento informatico, i tempi e modi della sua conservazione, lasciando agli utenti la libertà di scegliere la tecnologia piu’ adatta alle proprie esigenze, purchè coerente con la normativa.

La proposta

Per disporre di uno strumento di utilizzo facile ed intuitivo, che consenta agli utenti finali del servizio una esperienza d’uso in tutto e per tutto identica alla consueta firma di un documento cartaceo, esistono oggi sul mercato soluzioni basate sulla tecnologia grafometrica per la realizzazione del processo di firma elettronica di un documento informatico che potrà essere inviato, successivamente alla fase di firma, in conservazione digitale a norma di legge.

Tali soluzioni sono disponinbili anche in modalità cloud e divengono quindi accessibili alle PMI che vogliono risparmiare sugli investimenti.

La firma grafometrica si basa sulla rilevazione delle caratteristiche comportamentali del firmatario che appone la propria firma mediante pennino elettronico su dispositivi dedicati o tablet generici con un atto del tutto simile a quello della firma autografa su carta.

I dispositivi utilizzabili per la firma grafometrica consentono la rilevazione delle caratteristiche biometriche legate all’atto di firma: ritmo, pressione, accelerazione, velocità, movimento.
Tali grandezze verranno associate indissolubilmente al documento cui si riferiscono tutelando così il firmatario da utilizzi impropri dei dati biometrici.

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www.kefirma.it