ZOOM : Prima dell’avvento dello smart working e della didattica on line in pochi lo conoscevano

Zoom funziona via Web ma è disponibile anche come applicazione per Windows, macOS, Android e iOS.

Per utilizzare Zoom è necessario scaricarlo dalla pagina di download ufficiale, in base al sistema operativo con cui visitiamo la pagina ci verranno presentate differenti opzioni di download. La versione Base è completamente gratuita e consente videoconferenze di massimo 100 partecipanti con un limite di 40 minuti, i meeting 1-a-1 invece non hanno alcun limite di tempo.

Per l’installazione su sistemi iOS ed Android il funzionamento è lo stesso di qualsiasi APP scaricata tramite App Store o Google Play

La versione Base è completamente gratuita e consente videoconferenze di massimo 100 partecipanti con un limite di 40 minuti, i meeting 1-a-1 invece non hanno alcun limite di tempo.

La procedura da seguire su Windows invece è la seguente : scaricato l’installer, ZoomInstaller.exe, sarà sufficiente fare un doppio click per avviare l’installazione. Verrà chiesto da Windows se vogliamo che l’applicazione Zoom Meetings possa apportare modifiche al dispositivo, rispondiamo di sì per proseguire. Questa sarà l’unica scelta da compiere, la procedura infatti non ha bisogno di altri parametri per andare a buon fine. Terminata l’installazione verremo accolti da una schermata con due pulsanti “Join Meeting” e “Sign in”, il primo ci consente di partecipare ad una riunione, l’altro invece permette il login all’a pplicazione nel caso avessimo già un account registrato.

Configurazione iniziale di Zoom

Dal momento che è gratuito è preferibile registrarsi al servizio (senza effettuare il login con username e password si può solo partecipare ad un meeting, non è possibile invece organizzare videoconferenze):

1) Clicchiamo su “Sign Up Free” nella schermata principale di Zoom.

2) Si aprirà il browser predefinito in Windows e inizierà la procedura di registrazione.

3) Dovremo inserire mese, giorno e anno di nascita e successivamente il nostro indirizzo mail. In alternativa è possibile usare un account Google o Facebook per velocizzare la procedura.

4) Riceveremo una mail all’ indirizzo indicato con un pulsante “Activate Account” che dovremo cliccare.

5) Si aprirà una finestra del browser predefinito sul sistema e dovremo completare la registrazione compilando tutti i campi richiesti.

6) Effettuare ora l’accesso tramite pulsante SIGN IN

Opzioni presenti su Zoom

Prima di avviare un meeting con Zoom è molto importante impostare alcune opzioni presenti nella voce “Settings”.

La prima opzione, a cui prestare attenzione, è l’abilitazione del video sia dell’organizzatore (host) di una videoconferenza, sia dei partecipanti. Per impostazione predefinita il video è disattivato ma potrebbe essere utile attivarlo subito, sopratutto per i partecipanti così da consentire all’organizzatore di riconoscerli immediatamente.

Successivamente nella sezione Audio Type si può consentire ai partecipanti di utilizzare il telefono, il computer o entrambi.

E’ presente anche l’opzione che consente ai partecipanti di unirsi ad una videoconferenza prima che arrivi l’organizzatore. L’opzione da attivare in questo caso è “Join before host”.

Come avviare una videoconferenza

L’avvio di una videoconferenza con Zoom è estremamente semplice e le opzioni sono le stesse su tutte la applicazioni. L’interfaccia Web di Zoom, utilizzabile da browser, è probabilmente la più complessa da usare, ma le funzionalità sono le stesse che troviamo nelle applicazioni.

Una volta loggati al proprio account Zoom possiamo avviare una videoconferenza selezionando due voci:

• “Schedule a Meeting” con cui avviene la programmazione di una videoconferenza.
• “Host a Meeting” che dà avvio istantaneamente ad una videoconferenza.

Per programmare una videoconferenza le voci essenziali da impostare sono:

• Topic: qui dobbiamo inserire l’argomento della nostra riunione
• When: l’ora a cui vogliamo fare il meeting
• Duration: la durata della riunione
• Time Zone: il fuso orario della nostra riunione (utile nel caso vi siano partecipanti stranieri)
• Meeting ID: possiamo scegliere se farlo generare automaticamente o usare il nostro Personal Meeting ID
• Meeting Password: la password di accesso alla videoconferenza.

Se invece si clicca su Host Meeting si avvierà immediatamente una videoconferenza e solo successivamente sarà necessario invitare dei partecipanti alla riunione. Si può scegliere se far ricorso all’applicazione installata sul proprio sistema operativo oppure avviare il meeting via Web.

Come avviare una videoconferenza

Una volta loggati al proprio account Zoom possiamo avviare una videoconferenza selezionando due voci:

• “Schedule a Meeting” con cui avviene la programmazione di una videoconferenza.
• “Host a Meeting” che dà avvio istantaneamente ad una videoconferenza.

Per programmare una videoconferenza le voci essenziali da impostare sono:

• Topic: qui dobbiamo inserire l’argomento della nostra riunione
• When: l’ora a cui vogliamo fare il meeting
• Duration: la durata della riunione
• Time Zone: il fuso orario della nostra riunione (utile nel caso vi siano partecipanti stranieri)
• Meeting ID: possiamo scegliere se farlo generare automaticamente o usare il nostro Personal Meeting ID
• Meeting Password: la password di accesso alla videoconferenza.

Se invece si clicca su Host Meeting si avvierà immediatamente una videoconferenza e solo successivamente sarà necessario invitare dei partecipanti alla riunione.

Zoom ha quattro differenti piani di utilizzo, la versione Basic, completamente gratuita, la Pro, la Business e la Enterprise.

La versione Basic può contare sulle seguenti caratteristiche:

• Riunioni con fino a 100 partecipanti
• Riunioni senza limiti 1-1
• Limite di 40 minuti per le riunioni di gruppo
• Riunioni illimitate
• Supporto tecnico tramite ticket
• Video conferenze in HD
• Audio in HD
• Desktop e Screen
  Sharing

La versione Pro invece ha tutte le caratteristiche della versione Basic, ma con un pagamento mensile di 13,99€ offre anche le seguenti funzionalità:

• Le videoconferenze hanno un limite massimo di 24h.
• 1GB sul Cloud di Zoom per registrare in formato MP4 o M4A
• gestione dei ruoli all’interno delle videoconferenze, con più organizzatori all’interno

Esistono anche altri due piani a pagamento per Zoom: Business ed Enteprise. La prima costa €189.9/mese e comprende 10 organizzatori e fino a 300 partecipanti, mentre la seconda costa €1,899/mese e parte da 100 organizzatori per 500 partecipanti.

SICUREZZA DI ZOOM

Lo ZoomBombing (intrusione nelle videoconferenze da parte di estranei) è uno dei fenomeni più antipatici a cui si può andare incontro quando si organizza una videoconferenza: degli estranei irrompono in un meeting solo per disturbare.

Ci sono però delle contromisure per rendere i meeting su Zoom più sicuri e al riparo dallo ZoomBombing, vediamo quali sono.

1) Ciascun account Zoom ha un proprio meeting ID, un identificatore che può essere condiviso con i propri contatti per facilitare la partecipazione ad una videoconferenza. Si può pensare ad un meeting ID come ad un numero di cellulare che consente di contattarci facilmente. Tuttavia la condivisione del meeting ID sul Web è estremamente rischioso. Meglio optare per la generazione di un meeting ID casuale. Questo mette al sicuro dall’ irruzione di eventuali estranei che siano entrati in possesso del nostro ID.

Quando si programma una videoconferenza con Zoom è possibile selezionare un Meeting ID generato automaticamente impostando l’opzione “Generate Automatically” e sicuramente è fondamentale impostare una password di protezione…entrambi i dati poi verranno divulgati solamente ai partecipanti, a cui si potrà anche inviare un link diretto alla videoconferenza senza necessità di fornire Meeting Id e Password.

2) Impostare sempre una password di accesso ai meeting (Ora Zoom nella versione 5 la crea di default ed è bene non eliminare mai questa impostazione fondamentale per la sicurezza delle videoconferenze).

3) Impostare una waiting room: questo è importante per consentire uno screening dei partecipanti e una accettazione da parte dell’organizzatore della videoconferenza. La waiting room è impostabile nelle “Meeting Options” presenti nella maschera di programmazione di una conferenza

4) Mute participants upon entry: è utile silenziare i partecipanti all’ ingresso nella riunione per evitare disturbatori

5) Lock Meeting: questa opzione, accessibile da “Manage Participants”, consente di bloccare l’accesso di nuovi partecipanti alla riunione.